Cómo crear un nuevo evento usando el gestor

Para promocionar un evento en Clapphouse es preciso crear un perfil específico para dicho evento, y publicarlo en la app.

En este artículo te contamos todo cuanto necesitas saber para crear sin problemas cualquier evento, y lo hacemos a lo largo de los siguientes 10 capítulos:

• Opciones para crear un nuevo evento
• Rellenando el perfil del nuevo torneo
• Gestión general
• Estado del evento
• Vista principal
• Características del evento
• Destacados del evento
• Configuración de acciones
• Aspectos visuales
• Guardando o publicando el evento

Opciones para crear un nuevo evento

Para crear un nuevo evento, existen las siguientes 2 opciones:

• Hacer clic en el botón "CREAR NUEVO" que aparece en la esquina superior derecha de la vista principal de la sección "Eventos". Es la opción recomendable para iniciar la creación de un evento partiendo de cero.

• Hacer clic en el icono de "DUPLICAR EVENTO" que aparece al final de cada entrada en la tabla principal con el listado de eventos. Es la opción recomendable para iniciar la creación de un nuevo evento muy parecido a alguno ya existente.

Rellenando el perfil del nuevo torneo

El perfil de cada evento incluye toda la información necesaria para su correcta promoción y gestión. Se muestra a continuación una vista parcial del perfil de un nuevo torneo cualquiera:

El perfil de un evento está compuesto de 7 apartados principales que iremos desgranando a lo largo de los siguientes capítulos: "Gestión General", "Estado del evento", "Vista Principal", "Características del evento", "Destacados del evento", "Configuración de acciones" y "Aspectos visuales".

Gestión General

Incluye los datos generales utilizados para la identificación y gestión del evento. El campo más importante a destacar es:

• ID COMPwin. Se trata del identificador del evento en COMPwin. Y puede editarse haciendo clic en el lápiz de edición. En el caso de estar rellenado, el texto “Pendiente” cambiará a “Introducido” y el color de rojo a verde. Como de costumbre, puedes añadir tantos IDs como desees bajo una misma ficha de evento.

❗️El campo ID COMPwin únicamente tiene sentido en el caso de torneos de golf que se estén gestionando con la solución de competiciones COMPwin de la suite iMaster.golf.

Estado del evento

Proporciona información en todo momento sobre la fase en la que se encuentra el evento, e incluye los datos relacionados con las solicitudes de inscripción recibidas. También incluye los botones de acción específicos de cada fase. A destacar:

• Notas e instrucciones. Incorporamos esta nueva funcionalidad que permite al equipo del club dejar constancia de distintas anotaciones internas relacionadas con el evento. Así es más fácil coordinarse entre distintos miembros del equipo.

• Solicitudes de inscripción. Únicamente se mostrará información sobre las solicitudes de inscripción recibidas en el caso de utilizar los modos “Inscripción Rápida” o “Inscripciones PRO” de Clapphouse.

• Botones de acción. Como hasta ahora, los botones irán cambiando en función de la fase en la que se encuentre el evento. Los botones para publicar o despublicar un evento los encontrarás en las esquinas superior e inferior derechas de la pantalla.

💡Si quieres saber el detalle de las fases y estados de un evento consulta los artículo "Las distintas fases de un torneo de golf en Clapphouse" o "Estados del perfil de un evento en Clapphouse".

Vista principal

En esta subsección podrás encontrar todo el contenido y parámetros de configuración asociados a la vista principal del evento.

Los campos que debes rellenar son:

• Tipo de evento. En el campo “Categoría” aparecerán las distintas categorías de eventos habilitadas para el club. Y en el caso de tratarse de un evento de “Golf”, también podrá indicarse una subcategoría específica. Si quieres saber cómo crear estas categorías y subcategorías consulta el artículo "Configurando los parámetros de aplicación a la sección "Eventos"".

• Disponibilidad. Permite indicar el número máximo de participantes que se admitirán y es un dato estático que no varía a lo largo del ciclo de vida del evento. ¿Para qué sirve el lápiz de edición? Para añadir detalles adicionales que el usuario de la app podrá consultar haciendo clic sobre la información .

• Momento de la celebración. En este apartado no sólo podrás indicar la fecha de celebración del evento sino también el horario. Puedes indicar el horario de manera directa (indicando la hora de inicio y, si quieres, también la hora de fin aunque es opcional) o bien indicar los detalles que estimes oportuno en cuyo caso tendrás que seleccionar la opción y hacer clic en el lápiz de edición.

• Precio de la inscripción. Opción para que puedas indicar si el evento será de pago o gratuito. Si eliges la opción de "pago", haciendo click en el botón del lápiz de edición se abrirá una nueva ventana. Debes especificar los precios por cada categoría y además podrás crear distintas tarifas como en el ejemplo siguiente.

⚠️ Si en la subsección "Precio de la inscripción" sólo introduces una tarifa, por defecto "General", ésta se mostrará directamente en la vista principal del perfil del evento en la app. Si por el contrario añades alguna tarifa más, como el ejemplo de la imagen anterior, se mostrará la opción de "Ver detalles" en la app y los clientes podrán ver todos los precios.

Características del evento

En esta subsección podrás encontrar las características asociadas a la categoría del evento. Si en la categoría de evento eliges "Golf" se mostrarán todos, si por el contrario eliges cualquier otra categoría de evento sólo se mostrarán algunas que consideremos relevantes.

La descripción de cada característica del evento es:

• Acceso. Permite indicar si es sólo para socios, abierto a todos o un evento privado.

• Sexo. Permite indicar si es un evento para ambos sexos, sólo para mujeres o sólo para hombres.

• Modalidad. Por individual, por parejas o por equipos.

• Categoría. Permite indicar la categoría con la que se realizarán las clasificaciones. Por ejemplo HCP indistinto o HCP por sexo.

• Número de hoyos. Permite indicar el número de hoyos que se jugarán en el evento. ¡Cada vez son más populares los torneos de 9 hoyos, por ejemplo!

• Horas de salida. Permite indicar cómo se decidirán las horas de salida. ¿Serán a tiro? ¿Podrá elegir la hora el jugador? ¡Máxima flexibilidad!

• Tees de salida. Este campo permite indicar si los jugadores saldrán desde los “tees estándares” especificados en el reglamento o si es posible elegir.

• Premios especiales. ¿Se ofrecerá algún premio especial? ¿A la bola más cercana o drive más largo? Éste es el lugar en el que indicárselo al jugador.

• Sorteo de regalos. Permite indicarle al jugador si el evento incluye o no algún sorteo de regalos al finalizar el mismo.

• Kit de bienvenida. Permite indicarle al jugador si en el evento se entregará o no algún kit de bienvenida.

• Avituallamiento. ¿Se podrá comer y beber algo a medio recorrido? ¿O tal vez disfrutar de un gin-tonic al final del evento ? Entonces podrás indicarlo aquí.

• Limitaciones. Este campo está pensado para indicarle al jugador cualquier limitación relevante que sea preciso destacar (ej. limitación de HCP, de edad mínima para participar).

• Entrega de premios. Ahora ya es posible dar respuesta a una de las preguntas más frecuentes realizadas por los jugadores: “¿A qué hora será la entrega de premios?”.

🚀 ¿Quieres añadir detalles para cualquiera de los campos ? Entonces sólo tienes que hacer click en el lápiz de edición correspondiente y añadirlos en el popup que se te mostrará. El cliente verá el campo subrayado en la app y al hacer click accederá a esos detalles. Si quieres ver algunos ejemplos accede el artículo "Casos de uso de la funcionalidad "Más detalles" de cada campo de un evento".

💡Sólo las 3 primeras características son obligatorias: "Acceso", "Sexo" y "Modalidad". Si aún no tienes toda la información del evento o no tienes nada que decir sobre un campo en particular, puedes dejarlo por defecto en "Seleccionar..." y no se mostrará en la app.

Destacados del evento

En esta subsección podrás habilitar o deshabilitar el contenido que desees que aparezca destacado en la app del cliente. Para ello haz click en el botón "Seleccionar destacados a publicar" y activa los contenidos que desees.

Para entender mejor el contenido destacado y como usarlo debes saber que hay:

• Distintos tipos. Existen 13 tipos de contenido destacado distinto como "Cartel oficial", "Ubicación", "Reglamento", "Términos y condiciones", "Ranking actual", "Listado de admitidos", "Web del organizador", "Patrocinadores", "Más detalles", "Premios y regalos", "Livescoring", "Galería fotográfica" y "Ganadores anteriores".

• Distintos formatos. Y para cada uno de ellos es posible elegir entre distintos formatos: “Enlace”, “PDF” o “Texto”. Para editar cualquier elemento tan sólo tendrás que hacer clic en la flecha de la esquina derecha de cada caja contenido destacado.

Si necesitas más información acerca de los "Destacados del evento" accede al artículo "Cómo configurar cada uno de los destacados habilitados de un evento".

❓¿Quieres elegir el orden en el que el contenido destacado aparece en la app? Haz click en las 3 franjas grises situadas a la izquierda de cada elemento y arrástralo hasta donde quieras.

Configuración de acciones

En esta subsección podrás configurar la apertura y cierre automáticos de inscripciones así como configurar el comportamiento del botón “INSCRIBIRME”. Y también configurar la privacidad del evento.

Para ello debes saber:

• Apertura y cierre de inscripciones. Decide con cuántos días naturales de antelación quieres que las inscripciones se abran y/o cierren con respecto a la fecha inicial de celebración del evento, ¡y olvídate! En la fecha y hora elegida se mandará una notificación automática a todos tus clientes para avisar que las inscripción de dicho evento se acaban de abrir.

• Configuración del botón de“INSCRIBIRME”. Podrás elegir entre distintas opciones para gestionar las inscripciones a tu gusto, ya sea con un sistema externo o bien alguno de los sistemas internos proporcionados por Clapphouse.

  • Abrir web. Elige un enlace web donde se enviará automáticamente a tus clientes. Por ejemplo un formulario en la web del club.

  • Llamar. Introduce un número de teléfono y el dispositivo del cliente llamará automáticamente al hacer click en el botón "Inscribirme".

  • Inscripción rápida. Define un sencillo formulario que deberán responder tus clientes para inscribirse muy fácilmente. Para saber más consulta el artículo "Gestionando las inscripciones con "Inscripción rápida"".

  • Inscripciones Pro. Modalidad única en el mercado y que te permitirá gestionar cupos, listas de espera e incluso alquileres. Para saber más consulta el artículo "Gestionando las inscripciones con "Inscripciones Pro"".

• Configuración de privacidad. Se trata de una nueva funcionalidad que te permitirá decidir qué usuarios podrán acceder a los detalles del evento como horarios, clasificaciones y fotografías. ¿Quieres que únicamente los participantes puedan acceder a dicha información? Tan sólo tienes que seleccionar la opción “Sólo participantes”. ¿O prefieres que sólo tengan acceso los socios? ¡Tú decides evento a evento! Aprende cómo accediendo al artículo "Configurando el nivel de privacidad del evento".

Aspectos visuales

En esta última subsección podrás personalizar las distintas opciones que afectan a la visualización del perfil como:

• Aspectos de cabecera. Ahora, es posible personalizar tanto el logo principal del perfil del evento en la app como la imagen de fondo.

También podrás decidir si utilizar un formato de cabecera más tradicional con acabado “Recta” o más moderno acabado “Curva”. ¡Te invitamos a experimentar!

• Creatividad publicitaria. En el caso de tener activada la vista “Publicidad”, aquí podrás especificar la imagen que se mostrará en la misma.

• Visibilidad del evento. Bastará con marcar la casilla “Evento destacado” para que el evento aparezca en el apartado de próximos eventos destacados de la app. Recomendamos destacar un máximo de entre 3 a 5 eventos a la vez.

📱Por defecto, cuando crees el evento, se mostrarán los aspectos visuales que hayas definido en el apartado "Materiales Gráficos" de la sección "Configuración" del gestor. Para saber cómo hacer consulta el artículo "Personalizando los distintos materiales gráficos de la app".

ℹ Ten en cuenta que la imagen que subas en el apartado "Creatividad Publicitaria" podría cortarse por sus márgenes según el dispositivo en el que la esté visualizando el usuario. Para mostrar la creatividad a pantalla completa, la app toma la imagen desde su centro y la amplía manteniendo su ratio de aspecto hasta ocupar toda la pantalla. Así pues, mejor no situar ningún elemento de información relevante cerca de los límites exteriores de la imagen .

Guardando o publicando el evento

Una vez tengas el evento totalmente configurado podrás realizar dos acciones con los botones situados arriba y abajo a la derecha.

• Guardar. Guardará todos los cambios realizados y el evento quedará en estado "Borrador" para que lo puedas revisar más adelante. No estará visible en la app para tus clientes y las acciones automáticas de apertura y cierre de inscripciones no estarán operativas.

• Publicar. Guardará todos los cambios realizados y además publicará el evento en la app. Todos tus clientes podrán ver el perfil con todas sus características y el día que hayas seleccionado se abrirán automáticamente las inscripciones.

💡Recuerda que una vez publicado un evento en la app puedes seguir realizando modificaciones sobre él. Una vez hagas los cambios que necesites, haz click en "Guardar" y se además de guardarse los cambios se mostrarán directamente en la app.