Gestionando las inscripciones con "Inscripciones Pro"

• Cómo has visto en el artículo "Cómo crear un evento a través del gestor" una de las opciones que disponen para gestionar las inscripciones a tus eventos es "Inscripción Pro".

Con esta funcionalidad, The Mulligan Factory pone a disposición de los clubes de golf un sistema de gestión de inscripciones altamente flexible que permite automatizar al máximo la operativa y disfrutar de un sinfín de nuevas posibilidades a nivel comercial.

Para facilitar la lectura hemos divido el artículo en los siguientes capítulos:

• Introducción a "Inscripciones Pro"
• Funcionalidades y posibilidades principales
• Beneficios para los usuarios
• Integración con Jotform
• El mapeo de campos
• Estados posibles
• Activación y puesta a punto inicial
• Configuración previa evento a evento
• Gestión del proceso de inscripción
• Listado de clientes inscritos
• Ejemplos de casos de uso

Introducción a "Inscripción Pro"

“Inscripciones Pro” es una nueva funcionalidad de Clapphouse que permite una gestión avanzada de inscripciones online para todo tipo de eventos y que ofrece a los clubes de golf la posibilidad de:

• Gestionar de manera eficaz una mayor complejidad en la operativa de gestión de inscripciones de un torneo (ej. gestión de cupos concretos para distintos turnos).

• Innovar gamificando el proceso de inscripción en sí y habilitando nuevos modelos de negocio para una mayor monetización de los torneos organizados.

Para el desarrollo de esta nueva funcionalidad, hemos integrado de manera estrecha la solución Clapphouse con distintas soluciones especializadas en la creación de todo tipo de formularios online, aprovechando así lo mejor de cada una de ellas sin necesidad de reinventar la rueda.

• Analizamos también la opción de integrar Clapphouse con otros sistemas alternativos más amplios y especializados en la gestión de eventos (como Eventbrite), pero finalmente descartamos dicha posibilidad por considerar que dichos sistemas ofrecen una gran multitud de funcionalidades innecesarias y/o difíciles de adaptar al día a día de un club de golf tipo.
• Por otro lado, una integración con soluciones especializadas en la creación de formularios online nos permite atacar de manera más quirúrgica los distintos retos que buscábamos solucionar en la primera fase de gestión de cualquier evento: la gestión de inscripciones.

“Inscripciones Pro” habilita un nuevo universo de posibilidades a la hora de gestionar las inscripciones y utilizar dicho proceso para entretener al jugador y lanzar todo tipo de acciones novedosas a nivel comercial.

Funcionalidades y posibilidades principales

Algunas de las funcionalidades más destacadas del sistema “Inscripciones Pro” son las siguientes:

• Gestión automatizada de cupos (ej. selección de turnos) y stocks (ej. alquiler de buggies).

• Gestión semi-automatizada de listas de espera con control de posición en la cola.

• Posibilidad de personalizar cualquier aspecto del formulario de inscripción.

• Soporte multi-idioma para los distintos textos y mensajes de error del sistema.

• Decenas de preguntas con formatos tradicionales y otros más novedosos.

• Posibilidad de incorporar distintos juegos en el proceso de inscripción (ej. porras).

• Posibilidad de cobrar las inscripciones y vender otro tipo de productos y servicios.

• Posibilidad por parte del usuario de inscribir fácilmente a otros jugadores vía app sin necesidad de conocer todos sus datos.

• Envío de alertas en tiempo real a los distintos jugadores inscritos a través de la app.

• Potenciación de las inscripciones entre los amigos conectados en Clapphouse.

• Posibilidad de recoger la aceptación de los Términos y Condiciones de inscripción.

• Una única solución para gestionar inscripciones vía Clapphouse, la web del club y recepción.

• Exportación de los datos para posterior importación en el sistema de competición del club.

• Posibilidad de llevar a cabo integraciones adicionales con otras herramientas.

• Soporte tanto para eventos en formato individual como en formato de parejas.

❗ Todas estas funcionalidades pueden ser configuradas según las necesidades específicas de cada club.

Beneficios para los usuarios

Los usuarios de Clapphouse no necesitan introducir sus datos personales a la hora de inscribirse. Clapphouse se encarga de proporcionarlos de manera automática. Gracias a ello, la fiabilidad de los datos proporcionados para gestionar la inscripción es mayor, a la vez que es posible capturar información adicional que de otro modo el club no solicitaría (ej. licencia).

Integración con Jotform

Como hemos comentado en el capítulo anterior, para poder ofrecer esta nueva funcionalidad hemos integrado de manera estrecha Clapphouse con distintas soluciones especializadas en la creación de formularios online, y en particular con la herramienta Jotform.

La integración entre Clapphouse y Jotform proporciona los siguientes beneficios principales:

• Para ello, Clapphouse comparte cierta información del usuario con el formulario en cuestión mediante distintos parámetros previamente configurados y que se añaden a la dirección URL del formulario en sí.

  • En la siguiente captura se muestra el popup a través del cual The Mulligan Factory realiza la asociación entre la información del perfil de un usuario de la app y los distintos campos que figuran en el formulario de inscripción.

Jotform es una de las herramientas más populares en el ámbito de la creación de formularios online, y permite crear e incorporar fácilmente en los formularios de inscripción decenas de preguntas tipo y otras funcionalidades de interés mediante las integraciones varias ya disponibles por defecto (ej. con distintas pasarelas de pago como Stripe para el cobro online).

Asimismo, cada vez que un formulario de inscripción es enviado y/o debidamente actualizado, Jotform avisa a Clapphouse y comparte la información con nuestra solución. Esto nos permite centralizar toda la información de las inscripciones, personalizar extremo a extremo la experiencia del usuario, y potenciar las inscripciones entre amigos dentro de la app.

• Dicha comunicación Jotform > Clapphouse tiene lugar gracias a un proceso que utiliza un “webhook” (un fichero especial) desarrollado por The Mulligan Factory, y a partir del cual, tras su invocación, se desencadenan distintas acciones en la app.

El mapeo de campos

En esta primera versión de “Inscripciones Pro”, la funcionalidad permite mapear, e informar al formulario de inscripción de dichos datos, los siguientes campos:

• “ID del torneo”
• “ID del usuario”: quien está realizando la solicitud de inscripción.
• “ID del jugador”: que se está inscribiendo en el torneo.
• “Nombre” y “Apellidos”: del jugador a inscribir.
• “Email”: de contacto del jugador a inscribir.
• “Número de móvil”: del jugador a inscribir.
• “Licencia de juego”: del jugador a inscribir.
• “Categoría”: del jugador; “Socio” vs. “No socio”.
• “Idioma preferido”: según preferencias del jugador en Clapphouse.
• “Sexo”: del jugador a inscribir.

La funcionalidad también permite compartir con el formulario de inscripción hasta 3 campos adicionales “Comodín” que permiten realizar acciones adicionales para la correcta gestión del proceso de inscripción extremo a extremo, y que The Mulligan Factory puede utilizar para personalizar el proceso aún más para satisfacer la casuística de cada club.

Estados posibles

Clapphouse es capaz de distinguir entre los siguientes 3 estados principales:

• “No inscrito”. El usuario consta como no inscrito aún al torneo. En este estado, la app:

  • Habilita el botón “INSCRIBIRME” con el texto por defecto siempre y cuando, y únicamente en dicho caso, el usuario pueda jugar el torneo en cuestión.

• “Inscrito”. El usuario consta correctamente como inscrito al torneo. En este estado, la app:

  • Deshabilita el botón “INSCRIBIRME” y cambia el texto a “INSCRITO”.

  • Pasa a avisar a los amigos de dicho jugador de que éste se ha inscrito al torneo.

  • Envía al jugador inscrito una notificación de confirmación en tiempo real.

• “En lista de espera”. El usuario se ha apuntado a la lista de espera del torneo en cuestión. En este estado, la app:

  • Deshabilita el botón “INSCRIBIRME” y cambia el texto a “LISTA DE ESPERA”.

  • No avisa a los amigos de dicho jugador de dicha actividad.

  • Se envía al jugador en lista de espera una notificación en tiempo real informando de su posición en la lista de espera.

En función del estado inicial en el que se encuentre el jugador, y del estado final, la app también realizará algunas acciones específicas. Por ejemplo:

• “Inscripción cancelada”. El club puede en cualquier momento cancelar la inscripción confirmada de un jugador. El jugador pasará de estado “Inscrito” a “No inscrito”. En dicho caso, la app:

  • Pasa a habilitar de nuevo el botón “INSCRIBIRME” y mostrando el texto por defecto.

  • En estos momento, aún no se informa a los amigos de dicha cancelación.

  • Envía al jugador en cuestión una alerta en tiempo real confirmando la cancelación.

• “Solicitud cancelada”. El club puede en cualquier momento cancelar la solicitud de inscripción (en lista de espera) de un jugador. El jugador pasará de estado “Lista de espera” a “No inscrito”. En dicho caso, la app:

  • Pasa a habilitar de nuevo el botón “INSCRIBIRME” y mostrando el texto por defecto.

  • En estos momento, aún no se informa a los amigos de dicha cancelación.

  • Envía al jugador en cuestión una alerta en tiempo real confirmando la cancelación.

• “Solicitud confirmada”. Sucederá cuando se libera un cupo en el torneo y un usuario inicialmente en lista de espera puede inscribirse al torneo. El jugador pasará de estado “Lista de espera” a “Inscrito”. En dicho caso, la app:

  • Modificará el texto del botón deshabilitado a “INSCRITO”.

  • Informará a los amigos del jugador de dicha inscripción.

  • Enviará al jugador en cuestión una notificación de confirmación de inscripción.

Activación y puesta a punto inicial

“Inscripciones Pro” es una funcionalidad avanzada de pago no incluida en los planes estándares de Clapphouse. Para activarla, el club debe ponerse antes en contacto con The Mulligan Factory.

Una vez activada la funcionalidad, es preciso realizar una puesta a punto inicial que incluye la creación del entorno del club en la cuenta de Jotform gestionada por The Mulligan Factory.

• En dicho entorno específico la factoría creará una serie de plantillas de formularios de inscripción tipo que cumplan con los requerimientos especificados por el club.

• Estos formularios tipo serán la base sobre la cual, posteriormente, The Mulligan Factory creará el formulario de inscripción para cada uno de los torneos del club en particular.

Algunos de los aspectos concretos que se abordarán y deberán acordarse durante esta puesta a punto inicial son los siguientes:

• Contenido tipo del formulario de inscripción de un torneo individual.

• Contenido tipo del formulario de inscripción de un torneo de parejas.

• Personalización del diseño de los formularios y otros aspectos de marca.

• Configuración de la lógica de negocio adicional necesaria para el club.

• Cierre de textos tipo y gestión de las traducciones necesarias.

• Preparación de emails tipo a enviar por Jotform más allá de las alertas enviadas por la app.

• Configuración de la funcionalidad que permite inscribir a otro jugador vía Clapphouse.

• Configuración por defecto de la funcionalidad en Clapphouse.

• Operativa general para la solicitud de cambios en los distintos formularios específicos.

• Formación específica sobre el proceso de gestión de inscripciones con “Inscripciones Pro”.

ℹ En dicha puesta a punto, es muy importante seguir un proceso ágil de mejora contínua en el que se priorice una puesta a punto rápida a partir de la cual poder ir luego mejorando el contenido de los distintos formularios tipo a medida que el sistema de “Inscripciones Pro” se va poniendo a prueba en distintos torneos reales.

❗️ Para facilitar la gestión de “Inscripciones Pro”, es recomendable también que The Mulligan Factory tenga acceso y visibilidad en todo momento sobre el calendario de eventos del club. Aún así, seguirá siendo responsabilidad del club el crear y mantener los perfiles de cada torneo en Clapphouse.

Configuración previa evento a evento

Una vez acordado el contenido y comportamiento de los formularios tipo, así como la configuración general por defecto en Clapphouse, se procederá a la configuración de cada evento en cuestión.

Dicha configuración será realizada también por The Mulligan Factory, e incluye las siguientes tareas principales:

• Creación de un formulario específico para el evento en cuestión a partir de la plantilla tipo, personalizando aquellos elementos de la plantilla que sea preciso (ej. nombre del evento).

• Comprobación de la correcta integración con el webhook que permite a Jotform comunicarse con Clapphouse.

Como parte de dicho proceso, The Mulligan Factory también proporcionará al club el enlace específico que éste deberá utilizar en el caso de desear habilitar las inscripciones online a través de su web.

❗Será responsabilidad del club configurar adecuadamente el resto de parámetros del perfil de cualquier evento, e incluyendo la programación de apertura automática de inscripciones, y que no sean específicos de la funcionalidad de “Inscripciones Pro”.

❗Dado que es The Mulligan Factory quien configura y mantiene el sistema de “Inscripciones Pro” en general y la configuración específica para cada evento, es muy importante que en el hipotético caso de que el club necesite realizar cualquier cambio en el contenido y/o configuración del sistema avanzado de inscripciones comunique dicha necesidad con al menos 24 horas de antelación. Como medida de urgencia, el club sí podrá en cualquier momento desactivar el sistema de “Inscripciones Pro” para un evento dado, y pasar a cualquiera de los otros mecanismos de inscripción permitidos.

Gestión del proceso de inscripción

Para cualquier evento en particular, una vez configurados el sistema de “Inscripciones Pro” y el resto de parámetros del perfil del evento, el club podrá “desentenderse” hasta el cierre de la fase de inscripción, y siempre y cuando no sea necesario realizar alguna de las siguientes 3 acciones:

• Abrir las inscripciones al evento de manera manual, en cuyo caso el club deberá estar atento para abrirlas en el momento deseado.

❗Se recomienda activar siempre la apertura automática de inscripciones, y ello con el objetivo de prevenir posibles olvidos que impidan a los jugadores inscribirse al evento al no haberse abierto a tiempo las inscripciones.

• Proceder a inscribir a un jugador de manera manual, en cuyo caso el club podrá iniciar el proceso de inscripción haciendo clic en el botón “INSCRIBIR” que se encuentra en la columna de la izquierda del perfil del torneo debajo del enlace que indica el número de solicitudes recibidas y que permite acceder al listado de solicitudes de inscripción.

• Editar una solicitud de inscripción. Para editar debes acceder al listado de inscritos y podrás editar la solicitud. Para saber cómo hacerlo consulta el artículo "Consultando, editando y exportando el listado de inscritos en "Inscripciones Pro"".

Listado de clientes inscritos

Desde el momento en que se abran las inscripciones el club podrá consultar y editar cualquier inscrito. Además una vez cerrado el periodo de inscripciones, el club podrá descargar la hoja de cálculo con todos los datos de las solicitudes recibidas para importar posteriormente dichos datos al sistema de gestión de competiciones de elección.

Para saber cómo hacerlo consultar el artículo "Consultando, editando y exportando el listado de inscritos en "Inscripciones Pro"".

Ejemplos de casos de uso

A continuación compartimos algunos ejemplos que ilustran el potencial de “Inscripciones Pro”, y en particular más allá de las preguntas estándares para la recogida de los datos de identificación del jugador como son “Nombre”, “Apellidos”, “Número de móvil” o “Licencia”, y que en el caso de que el usuario utilice Clapphouse para inscribirse, se rellenan automáticamente.

• Ejemplo 1: En este primer ejemplo se muestra una vista para uno de los campos básicos. En este caso, se recoge el nombre completo del jugador bajo una misma pregunta.

También se observa en la esquina superior derecha el desplegable que permite al usuario seleccionar el idioma en el que visualizará el formulario, y que únicamente aparecerá en el caso de existir múltiples idiomas disponibles para un mismo formulario.

Estos campos se rellenan automáticamente con la información ya disponible en el perfil del jugador en la app , facilitando y agilizando así el proceso de inscripción.

• Ejemplo 2: En este ejemplo mostramos una vista especial que permite al club dar a elegir al usuario entre múltiples opciones, y utilizando un formato muy visual en el que para cada opción se muestra una imagen personalizada.

Se trata de un formato que puede ser muy útil, por ejemplo en el caso de que el club permita a los jugadores elegir el tee de salida, o en el caso de que el organizador del torneo quiera que los jugadores elijan ya su “welcome kit” personalizado en el momento de la inscripción.

• Ejemplo 3: Una de las posibilidades de mayor atractivo que ofrece la solución es la posibilidad de configurar y gestionar de manera automática distintos cupos.

Gracias a esta posibilidad, el club puede despreocuparse por completo del proceso de inscripción sin miedo a que alguno de los turnos se desborde y/o los usuarios soliciten un producto o servicio para el cual ya no existe disponibilidad.

• Ejemplo 4: Con la entrada en vigor de la nueva legislación en materia de protección de datos de carácter personal (la conocida como “GDPR” por sus siglas en inglés), es más importante que nunca que el club esté debidamente protegido frente a posibles reclamaciones relacionadas con el uso que se hará de los datos proporcionados durante el proceso de inscripción, entre otros.

Es recomendable por lo tanto que todo formulario de inscripción incluya algún tipo de campo que obligue al jugador que desea inscribirse a aceptar los “Términos y Condiciones” de inscripción especificados por el club. A continuación se muestra una vista de ejemplo. 

•  Ejemplo 5: Así como Jotform y Clapphouse están integrados bidireccionalmente, Jotform también permite la integración bidireccional con otras soluciones de terceros entre las cuales destacan las pasarelas de pago más populares en el entorno online.

Con la funcionalidad de “Inscripciones Pro” también podrás crear un carrito de la compra para cobrar tus inscripciones online, y aprovechar el momento para vender también otros productos y servicios complementarios según desees.

❗En el caso de querer procesar pagos online, el club deberá contar una cuenta propia en la pasarela de pago seleccionada y a elegir entre la lista de pasarelas de pago con las que Jotform está integrado. Como parte de la propuesta de valor de “Inscripciones Pro”, The Mulligan Factory asume el coste del plan de precios necesario para poder utilizar distintas pasarelas de pago en integración con Jotform, pero no se asumen las comisiones de las respectivas pasarelas de pago, las cuales serán asumidas por el club de manera transparente.